Tips

Rapat itu Buang-Buang Waktu Saja

Kalau Caranya Salah, Rapat Itu Hanyalah Buang-Buang Waktu, Tidak Memberi Anda Apapun.

Lima belas persen waktu sebuah organisasi dihabiskan untuk meeting, berdasarkan studi Bain & Co. Parahnya, ternyata karyawan Anda membencinya. Sebuah studi dari Opinion Matters menemukan bahwa mereka merasa bahwa setengah waktu yang mereka habiskan di meeting justru terbuang sia-sia. Padahal, meeting yang efektif itu seharusnya mampu untuk mendukung produktivitas. Jadi, apa yang harus Anda lakukan untuk membuat meeting Anda lebih efektif? Keenam saran ini mungkin bisa Anda pertimbangkan.

 

Cuma meeting kalau penting saja.

Perlu Anda tahu, meeting itu mahal. Meeting 10 orang selama 1 jam itu hitungannya sama dengan 10 jam meeting. Karena, Anda membayar 10 orang untuk setiap 1 jam produktif mereka. Itulah sebabnya, Anda cuma boleh mengadakan meeting kalau memang 100 persen penting. Kapan itu? Misalnya, kalau sudah menyangkut rencana strategis perusahaan seperti menentukan mau dibawa kemana perusahaan Anda. Justru menunda pekerjaan tim Anda untuk urusan yang satu ini adalah keputusan yang sangat tepat.

Semakin singkat semakin baik.

Meeting yang singkat bisa jadi jauh lebih efektif. Attention span rata-rata karyawan Anda berkisar antara 10-20 menit. Lebih dari itu, pikiran mereka akan mulai melanglangbuana kemana-mana. Lagipula, semakin banyak waktu yang Anda hemat, berarti semakin banyak waktu produktif yang Anda kembalikan pada bisnis Anda.

 

Break 30 menit selama 120 menit.

Rata-rata, kita cuma bisa fokus selama 90-120 menit. Setelah itu, kita perlu break selama 20-30 menit untuk memperbarui fokus. Maka, ketika Anda perlu banget untuk menjalankan meeting dengan durasi yang lama, Anda harus membagi meeting ke dalam beberapa sesi yang masing-masing sesinya menghabiskan waktu maksimal setiap 2 jam.

 

Jangan membawa gadget Anda ke meja meeting.

Anda mungkin takut kehilangan produktivitas sehingga seringkali meminta karyawan membawa laptop mereka ke ruang meeting. Atau, Anda takut kehilangan kabar terbaru sehingga harus membawa smartphone Anda ke ruang rapat. Ternyata, hal ini justru kontra produktif. Otak kita tidak terbiasa untuk fokus pada dua hal secara bersamaan. Akan selalu ada prioritas. Ketika Anda membawa gadget kee ruang meeting, Anda memiliki pengalih perhatian ketika meeting mulai berubah membosankan, dan seringkali, meeting pasti akan membosankan.

 

Bikin lebih variatif.

Untuk membuat meeting yang produktif, Anda perlu membuat karyawan Anda merasa terlibat. Kuncinya adalah variasi. Misalnya rapat sambil berdiri, beberapa penelitian justru menunjukkan bahwa hal ini bisa meningkatkan kolaborasi sebagai tim. Atau, rapat sambil menciptakan konflik di sana-sini. Kadang, Anda perlu konflik untuk memicu keterlibatan, karena konflik pada dasarnya akan menciptakan elemen afektif yang memicu sisi konatif audiens. Mereka akan mempertahankan apa yang mereka pedulikan.

 

Meeting itu bukan monolog.

Anda tidak boleh menjadikan meeting monolog. Meeting adalah percakapan dua arah. Ia adalah dialog, bukan monolog. Berdasarkan SalesCrunch, keterlibatan jadi 20 persen lebih tinggi ketika audiens lebih banyak berbicara daripada presenter.

Nah Sobat Studentpreneur, bagaimana dengan meeting di bisnis Anda?

Mari berdiskusi di kolom komentar! Anda juga bisa mendapatkan informasi bisnis anak muda kreatif melalui Facebook atau Twitter Studentpreneur.

 

Artikel Bisnis Terpopuler Hari Ini:

The Newbies 1: Anak SMA Ini Meraup Puluhan Juta Rupiah Dari Toko Sepatu Online

The Newbies 2: Sewakan Kamera, Gadis 16 Tahun Hasilkan Jutaan Rupiah Per Bulan

Ini Cara Berpikir Orang Malas yang Membuat Kita Sukses

---